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Aviso de prácticas de privacidad

Absolute Total Care
Aviso sobre prácticas de privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SU INFORMACIÓN MÉDICA PUEDE SER UTILIZADA Y DIVULGADA, Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN.

REVÍSELO CUIDADOSAMENTE.

En vigencia a partir del 07/01/2017

Para obtener ayuda para traducir o para comprender esto, llame al 1-866-433-6041.
Las personas con problemas auditivos deben llamar al número TTY 711.

For help to translate or understand this text, please call
1-866-433-6041. (TTY: 711).

Se ofrecen servicios de interpretación gratis.

Obligaciones de las entidades cubiertas:

Absolute Total Care es una entidad cubierta, tal como se define y regula según la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) de 1996. Por ley, Absolute Total Care debe mantener la privacidad de su información de salud protegida (Protected Health Information, PHI), proporcionarle este Aviso sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad relacionadas con su PHI, cumplir con los términos del Aviso que se encuentra actualmente en vigencia y notificarle en caso de existir una violación de su PHI no asegurada.

Este Aviso describe cómo podemos utilizar y divulgar su PHI. También describe sus derechos a acceder, modificar y controlar su PHI y cómo ejercer esos derechos. Todos los demás usos y divulgaciones de su PHI que no figuren en este Aviso se harán solamente con su autorización por escrito.

Absolute Total Care se reserva el derecho de cambiar este Aviso. Nos reservamos el derecho de implementar el Aviso revisado o modificado para su PHI que ya tengamos en nuestro poder, así como para cualquier PHI que recibamos en el futuro. Absolute Total Care revisará sin demoras y distribuirá este Aviso siempre que haya una modificación material de los siguientes puntos:

  • Los usos o las divulgaciones
  • Sus derechos
  • Nuestras obligaciones legales
  • Otras prácticas de privacidad incluidas en el Aviso

Los Avisos revisados estarán disponibles en nuestro sitio web y en nuestro Manual del afiliado. También le enviaremos una copia a pedido por correo o correo electrónico.

Usos y divulgaciones admisibles de su PHI:

La siguiente es una lista de la forma en que podemos utilizar o divulgar su PHI sin su permiso o autorización.

  • Tratamiento: podemos utilizar o divulgar su PHI a un médico u otro proveedor de atención médica que le brinde tratamiento para coordinar su tratamiento entre proveedores o para ayudarnos a tomar decisiones de autorización previa relacionadas con sus beneficios.
  • Pago: podemos utilizar y divulgar su PHI para realizar pagos de beneficios en concepto de los servicios de atención médica que se le prestaron. Podemos divulgar su PHI a otro plan de salud, un proveedor de atención médica u otra entidad sujeta a las normas de privacidad federales para sus fines de pago. Las actividades de pago pueden incluir:
    • Procesamiento de reclamaciones
    • Determinación de elegibilidad o cobertura para reclamaciones
    • Emisión de facturaciones de primas
    • Revisión de servicios por necesidad médica
    • Ejecución de revisiones de utilización sobre reclamaciones
  • Actividades de atención médica: podemos utilizar y divulgar su PHI para realizar nuestras actividades de atención médica. Estas actividades pueden incluir:
    • Prestación de servicios al cliente
    • Respuestas a quejas y apelaciones
    • Prestación de administración de casos y coordinación de la atención
    • Realización de revisiones médicas de reclamaciones y otras evaluaciones de calidad
    • Actividades de mejora 
  • En nuestras actividades de atención médica, podemos utilizar y divulgar su PHI a los asociados comerciales. Contaremos con acuerdos escritos para proteger la privacidad de su PHI con estos asociados. Podemos divulgar su PHI a otra entidad sujeta a las normas de privacidad federales. La entidad también debe estar relacionada con usted respecto de las actividades de atención médica que lleva a cabo. Esto incluye lo siguiente:
    • Actividades de evaluación y mejora de la calidad
    • Revisión de la competencia o las calificaciones de los profesionales de salud
    • Administración de casos y coordinación de la atención
    • Detección o prevención de fraude y abuso de la atención médica
  • Divulgaciones al plan de salud grupal/patrocinador del plan: podemos divulgar su información de salud protegida al patrocinador de un plan de salud grupal, como un empleador u otra entidad que le brinde un programa de atención médica, si el patrocinador ha aceptado ciertas restricciones sobre la forma en que se usará o divulgará dicha información (como acordar que no se utilice la información de salud protegida para tomar medidas o decisiones relacionadas con el empleo).  

Otras divulgaciones autorizadas u obligatorias de su PHI:

  • Actividades de recaudación de fondos: podemos utilizar o divulgar su PHI para actividades de recaudación de fondos, como recaudar dinero para una fundación de caridad o una entidad similar con el fin de ayudar a financiar sus actividades. Si nos ponemos en contacto con usted por actividades de recaudación de fondos, le daremos la oportunidad de cancelar o dejar de recibir tales comunicaciones en el futuro.
  • Fines de suscripción: podemos utilizar o divulgar su PHI con fines de suscripción, como tomar una determinación sobre una solicitud o un pedido de cobertura. Si utilizamos o divulgamos su PHI con fines de suscripción, no podemos utilizar o divulgar aquella que contenga información genética en el proceso de suscripción.  
  • Recordatorios de citas/Alternativas de tratamiento: podemos utilizar y divulgar su PHI para recordarle que tiene una cita para tratamiento y atención médica con nosotros o para brindarle información con respecto a las alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud, como información sobre cómo dejar de fumar o perder peso.
  • Por ley: si la ley federal, estatal o local exigen el uso o la divulgación de su PHI, podemos utilizar o divulgar esa información en la medida en que tal uso o divulgación cumpla con dicha ley y se limite a sus requisitos. Si dos o más leyes o regulaciones que rigen el mismo uso o la misma divulgación entran en conflicto, cumpliremos con las leyes o regulaciones más restrictivas.
  • Actividades de salud pública: podemos divulgar su PHI a una autoridad de salud pública para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades. Podemos divulgar su PHI a la Administración de Alimentos y Medicamentos (Food and Drug Administration, FDA) para garantizar la calidad, seguridad o eficacia de los productos o servicios correspondientes a la jurisdicción de la FDA. 
  • Víctimas de abuso o negligencia: podemos divulgar su PHI a una autoridad gubernamental local, estatal o federal, incluidos los servicios sociales o una agencia de servicios de protección que tiene autorización legal para recibir estos informes si tenemos una suposición fundada de abuso, negligencia o violencia doméstica.
  • Procedimientos administrativos y judiciales: podemos divulgar su PHI en procedimientos administrativos y judiciales. También podemos divulgarla en respuesta a lo siguiente:
    • Una orden de un tribunal
    • Un tribunal administrativo
    • Una citación
    • Una orden de comparecencia
    • Una orden judicial
    • Una solicitud de presentación de pruebas
    • Una solicitud judicial similar
  • Cumplimiento de la ley: podemos divulgar su PHI relevante al cumplimiento de la ley cuando sea necesario hacerlo. Por ejemplo, en respuesta a lo siguiente:
    • Una orden de un tribunal
    • Una orden de mandato judicial
    • Una citación
    • Una orden de comparecencia emitida por un funcionario judicial
    • Una citación del gran jurado
  • También podemos divulgar su PHI relevante para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo esencial o persona perdida. 
  • Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias: podemos divulgar su PHI a un médico forense o a un examinador médico. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para determinar la causa de una muerte. También podemos divulgar su PHI a los directores de funerarias para que lleven a cabo sus tareas, según sea necesario.
  • Donación de órganos, ojos y tejidos: podemos divulgar su PHI a organizaciones de obtención de órganos. También podemos divulgar su PHI a quienes trabajan en la obtención, el almacenamiento y trasplante de:
    • Órganos cadavéricos
    • Ojos
    • Tejidos
  • Amenazas para la salud y la seguridad: podemos utilizar o divulgar su PHI si creemos, de buena fe, que el uso o la divulgación son necesarios para prevenir o reducir una amenaza grave o inminente para la salud o la seguridad de una persona o del público.
  • Actividades especializadas del gobierno: si usted es un miembro de las Fuerzas Armadas de los EE. UU., podemos divulgar su PHI según lo requieran las autoridades del comando militar. También podemos divulgar su PHI:
    • A funcionarios federales autorizados por temas de seguridad nacional
    • Para actividades de inteligencia
    • Al Departamento de Estado, para determinaciones de idoneidad médica
    • Para servicios de protección del presidente o de otras personas autorizadas
  • Compensación laboral: podemos divulgar su PHI para cumplir con las leyes relacionadas con la compensación laboral u otros programas similares establecidos por ley, que ofrezcan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo, independientemente de la responsabilidad.
  • Situaciones de emergencia: en caso de una situación de emergencia, o si usted está incapacitado o no se encuentra presente, podemos divulgar su PHI a un familiar, un amigo cercano, una agencia autorizada para la asistencia en casos de desastres o alguna otra persona que usted haya identificado previamente. Aplicaremos el criterio y la experiencia profesional para determinar si la divulgación es para su conveniencia. Si lo es, solo divulgaremos la PHI que sea directamente relevante para la persona implicada en la atención.
  • Reclusos: si es un recluso de una institución correccional o se encuentra bajo la custodia de un funcionario del orden público, podemos divulgar su PHI a esa institución o funcionario, cuando dicha información sea necesaria para que la institución le brinde atención médica y proteja su salud y seguridad, o la de otras personas, o para la salud y seguridad de la institución correccional.
  • Investigación: en determinadas circunstancias, podemos divulgar su PHI a investigadores, siempre y cuando se haya aprobado su estudio de investigación clínica y se implementen ciertas protecciones para garantizar la privacidad y protección de su PHI.

Usos y divulgaciones de su PHI que requieren su autorización por escrito

Tenemos la obligación de obtener su autorización por escrito para utilizar o divulgar su PHI, con limitadas excepciones, por los siguientes motivos:

  • Venta de la PHI: solicitaremos por escrito su autorización antes de realizar cualquier divulgación que se considere una venta de su PHI, lo que significa que recibimos compensación por divulgar la PHI de esta manera.
  • Marketing: solicitaremos por escrito su autorización para utilizar o divulgar su PHI con fines de marketing, con limitadas excepciones, como, por ejemplo, cuando tenemos comunicaciones de marketing en persona con usted o cuando ofrecemos regalos promocionales de valor nominal.
  • Notas de psicoterapia: solicitaremos por escrito su autorización para utilizar o divulgar cualquiera de las notas de psicoterapia que podamos tener archivadas, con limitadas excepciones, como, por ejemplo, para ciertas actividades de operaciones de atención médica, pago o tratamiento.

Derechos individuales

Los siguientes son sus derechos con respecto a su PHI. Si desea ejercer alguno de los siguientes derechos, póngase en contacto con nosotros mediante la información que se encuentra al final de este Aviso.

  • Derecho a revocar una autorización: puede revocar por escrito su autorización en cualquier momento. La revocación entrará en vigencia de manera inmediata, excepto cuando ya hayamos tomado medidas en virtud de la autorización y antes de recibir su revocación por escrito.
  • Derecho a solicitar restricciones: tiene el derecho a solicitar restricciones sobre el uso y la divulgación de su PHI para actividades de atención médico, pago o tratamiento, así como divulgaciones a personas involucradas en su atención o pago de esta, como familiares o amigos cercanos. Su solicitud debe indicar las restricciones que usted solicita y a quién se aplican. No tenemos la obligación de estar de acuerdo con esta solicitud. Si lo estamos, cumpliremos con su solicitud de restricción, a menos que sea necesario brindar la información para proporcionarle tratamiento de emergencia. Sin embargo, restringiremos el uso o la divulgación de su PHI para las actividades de pago o de atención médica de un plan de salud cuando haya pagado la totalidad del servicio o artículo de su bolsillo.
  • Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: tiene el derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted acerca de su PHI por medios alternativos o en ubicaciones alternativas. Este derecho se aplica solamente si la información podría ponerlo en peligro en caso de no comunicarse por el medio alternativo o en la ubicación alternativa de su elección. No es necesario que explique el motivo de su solicitud, pero debe indicar que la información podría ponerlo en peligro si no se modificaran el medio de comunicación o la ubicación. Debemos adaptar su solicitud si es razonable y especifica la ubicación o el medio alternativo donde se debe entregar su PHI.
  • Derecho a acceder a su PHI y recibir una copia: con limitadas excepciones, tiene el derecho a revisar u obtener copias de su PHI incluida en un conjunto determinado de registros. Puede solicitar que le entreguemos copias en un formato que no sea en fotocopias. Usaremos el formato que usted solicite, a menos que no sea práctico hacerlo. Si desea obtener acceso a su PHI, debe realizar una solicitud por escrito. Si rechazamos su solicitud, le brindaremos una explicación por escrito y le comunicaremos si se pueden revisar los motivos del rechazo y cómo solicitar dicha revisión, o si no se puede hacerlo.
  • Derecho a modificar su PHI: tiene el derecho a solicitar que modifiquemos o cambiemos su PHI si cree que contiene información incorrecta. Su solicitud debe realizarse por escrito y explicar por qué se debe modificar la información. Podemos rechazar su solicitud por determinados motivos, por ejemplo, si no fuimos nosotros los que generamos la información que desea cambiar y el que la generó puede hacer el cambio. Si rechazamos su solicitud, le brindaremos una explicación por escrito. Puede responder con una declaración que explique que no está de acuerdo con nuestra decisión y la adjuntaremos a la PHI que solicita que modifiquemos. Si aceptamos su solicitud de modificar la información, haremos los esfuerzos razonables para informarles a terceros, incluidas las personas que usted nombre, acerca de la modificación y para incluir los cambios en las divulgaciones futuras de esta información.
  • Derecho a recibir un informe de las divulgaciones: tiene el derecho a obtener una lista de las veces, dentro de los últimos 6 años, en las que nosotros o nuestros asociados comerciales divulgamos su PHI. Esto no se aplica a la divulgación con fines de actividades de tratamiento, pago o atención médica, o las divulgaciones que usted haya autorizado y otras determinadas actividades. Si solicita este informe más de una vez en un período de 12 meses, podemos cobrarle una tarifa razonable basada en los costos por responder a estas solicitudes adicionales. Le brindaremos más información sobre nuestras tarifas en el momento de la solicitud.
  • Derecho a presentar una queja: si cree que se han infringido sus derechos de privacidad o que hemos infringido nuestras prácticas de privacidad, puede presentar una queja por escrito o por teléfono ante nosotros utilizando la información de contacto que se encuentra al final de este Aviso. También puede presentar una queja ante la Secretaría de la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Sociales de los EE. UU. enviando una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al 1-800-368-1019, (TTY: 1-866-788-4989) o visitando el sitio web www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/. NO INICIAREMOS ACCIONES CONTRA USTED POR PRESENTAR UNA QUEJA.
  • Derecho a recibir una copia de este Aviso: puede solicitar una copia de nuestro Aviso en cualquier momento utilizando la información de contacto que se encuentra al final de este Aviso. Si recibe este Aviso a través de nuestro sitio web o por correo electrónico, también tiene el derecho a solicitar una copia en papel.

Información de contacto

Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, nuestras prácticas de privacidad relacionadas con su PHI o la manera de ejercer sus derechos, puede ponerse en contacto con nosotros por escrito o por teléfono utilizando de la información de contacto que se encuentra a continuación.

Absolute Total Care
Attn: Privacy Official
100 Center Point Circle
Columbia SC 29210

1-866-433-6041
(TTY: 711)